AI工作流实现Excel全自动化（支持SQL）-案例：医院门诊排班表

每天重复制作Excel表格，是很多职场人最头疼的工作之一。比如医院门诊排班表，看似简单，实则步骤繁琐：

1. 新增工作表"下周排班总览"
2. 在A1写标题"2025年第28周门诊排班表"，合并A1:H1，加粗居中，字号16
3. 从第3行开始，A列写"科室"，B列到H列分别写"周一"到"周日"
4. 从"医生信息表"获取所有科室（去重），每个科室占一行
5. 从"排班明细表"中，按科室+星期几填入对应医生姓名（矩阵写值）
6. 同一单元格有多个医生时用"/"分隔
7. 将"周六""周日"两列填充浅黄色
8. 给整个排班区域加全边框
9. 设置打印区域为整个排班表

这类工作要么靠人工重复，要么需要专门写VBA脚本。但现在，有了AI工作流，你只需要把这些步骤写成提示词，就可以完成Excel的任意操作。

工作流内置了 VBA Agent 与 SQL Agent，可以自动化操作Excel，还可以让表单之间进行SQL统计，零基础小白都能上手。

下面我会从一个实际案例【医院门诊排班表】入手，带大家看看这套 AI 工作流是如何完成 Excel 自动化和 SQL 统计的。看完之后，你也能快速理解整个流程该怎么用。

一、案例需求分析

医院门诊排班是一个非常典型的 Excel 制表场景。每天都会产生医生信息、科室配置、排班安排等数据，这些数据通常分散在不同工作表中。只有经过提取、去重、汇总和矩阵化展示之后，才能生成一张真正适合查看、打印和日常使用的门诊排班总览表。

本案例有 3 个原始表单：

  • 医生信息表：存放医生基础信息，包括 医生ID 、 医生姓名 、 科室 、 职称 、 诊室号 。
  • 科室配置表：存放各科室的排班配置，包括 科室 、 时段 、 最低要求人数 。
  • 排班明细表：存放具体排班数据，包括 排班ID 、 医生ID 、 医生姓名 、 科室 、 日期 、 星期 、 时段 、 诊室号 。

如图所示：

需要通过新增工作表、多表关联、字段补充、条件筛选、分组排序、汇总统计、计算字段和格式设置等一系列操作，最终生成下面多个结果表单。

1、制作表单一：下周排班总览

这个表单制作需要进行下面操作：

  1. 新增工作表"下周排班总览"。
  2. 在 A1 写标题"2025年第28周门诊排班表"，合并 A1:H1，加粗居中，字号 16。
  3. 从第 3 行开始，从"排班明细表"按科室升序、然后按日期升序，把每条排班记录列出来，包含字段："科室、日期、星期、时段、医生姓名、诊室号"。
  4. 表头在第 3 行，数据从第 4 行开始。
  5. 当"星期"为"周六"或"周日"时，整行字体填浅黄色背景。
  6. 给整个排班数据区域加全边框。
  7. 设置打印区域为标题行加排班数据区域。

工作流跑出的结果表单如图所示：

2、制作表单二：科室人力不足预警

这个表单制作需要进行下面操作：

  1. 新增工作表"科室人力不足预警"。
  2. 在第1行写表头"科室、日期、时段、排班人数、最低要求人数、缺口"。
  3. 从"排班明细表"按"科室+日期+时段"汇总排班人数。
  4. 从"科室配置表"关联"最低要求人数"。
  5. 新增"缺口"列，值=最低要求人数-排班人数（负数表示超编，正数表示缺人）。
  6. 只保留"缺口>0"的记录。
  7. 按"缺口"降序排序。
  8. 将"缺口>=2"的行填充浅红色。
  9. 给结果区域加全边框。
  10. 表头加粗。

工作流跑出的结果表单如图所示：

3、制作表单三：医生工作量统计

这个表单制作需要进行下面操作：

  1. 新增工作表"医生工作量统计"。
  2. 在第1行写表头"医生ID、医生姓名、科室、本周排班次数、上午班次、下午班次、夜班次数"。
  3. 从"排班明细表"按"医生ID"汇总各时段班次。
  4. 按"医生ID"关联"医生信息表"，补"医生姓名、科室"。
  5. 按"本周排班次数"降序排序。
  6. 将"夜班次数>=3"的行加粗显示。
  7. 将"本周排班次数>=6"的行填充浅橙色（工作量过大预警）。
  8. 给结果区域加全边框。
  9. 冻结首行。

工作流跑出的结果表单如图所示：

4、制作表单四：专家门诊时间表

这个表单制作需要进行下面操作：

  1. 新增工作表"专家门诊时间表"。
  2. 在A1写标题"专家门诊出诊时间表"，合并A1:F1，加粗居中。
  3. 从"医生信息表"筛选"职称=主任医师"或"职称=副主任医师"的医生。
  4. 从第3行开始写表头"医生姓名、职称、科室、出诊日期、时段、诊室号"。
  5. 按"医生ID"关联"排班明细表"，获取排班信息。
  6. 按"科室"分组，同科室内按"出诊日期"升序排列。
  7. 同一科室的第一行"科室"列向下合并单元格。
  8. 给结果区域加全边框。
  9. 表头填充浅蓝色并加粗。

工作流跑出的结果表单如图所示：

5、制作表单五：排班冲突检查

这个表单制作需要进行下面操作：

  1. 新增工作表"排班冲突检查"。
  2. 在第1行写表头"医生ID、医生姓名、冲突日期、冲突时段、排班次数、涉及科室"。
  3. 从"排班明细表"按"医生ID+日期+时段"汇总，找出排班次数>1的记录（即同一医生同一时段被排了多次）。
  4. 按"医生ID"关联"医生信息表"，补"医生姓名"。
  5. 将所有冲突行填充浅红色并加粗。
  6. 给结果区域加全边框。
  7. 在结果表下方空2行，写"冲突总数："及统计数字。

工作流跑出的结果表单如图所示：

二、工作流原理

DTBot工作流 将整个Excel操作步骤描述都交给“Excel脚本执行器”这个智能体，在执行过程中，喂给 AI 的只有表格的表头和任务提示词，而不是整表原始数据，因此数据是绝对安全的。

真正的动作处理都是在本地完成，包括了“公式执行，VBA脚本代码执行，SQL执行”。

工作流核心的2个智能体：

  • 文件助手
  • Excel脚本执行器

只用这2个智能体就可以完成所有的工作，下面我来一一介绍这2大智能体。

1.1 文件助手

”文件助手“是用来对磁盘文件进行操作的，只需输入提示词描述，如下案例：

  • 创建文件夹： 在 F:\data 下新建文件夹 reports
  • 写入文件： 向 F:\data\readme.txt 写入“hello”，存在则覆盖
  • 复制文件： 复制 F:\data\a.csv 到 F:\data\backup\a.csv，覆盖旧文件
  • 移动文件： 移动 F:\data\tmp\b.xlsx 到 F:\data\archive\b.xlsx
  • 重命名： 将 F:\data\old.csv 重命名为 new.csv（同目录）
  • 列出文件： 列出 F:\data 下前 5 个 csv 或 xlsx 文件
  • 查找文件： 查找文件名匹配 report_\d+.xlsx 的文件，最多5个
  • 计算哈希： 计算 F:\data\file.zip 的 SHA-256 哈希值
  • 压缩文件： 将 a.csv 和 b.csv 打包成 F:\data\csv.zip，允许覆盖
  • 解压文件： 解压 csv.zip 到 F:\data\unzipped，不覆盖已有文件

”文件助手“ 内置了Python Agent， 通过AI将你的提示词进行理解成python代码，然后通过内置的python执行引擎去执行，全程无需你关心。

考虑到数据安全，我们移除了不安全的代码操作，比如：删除，网络下载，执行系统命令等，文件助手只能对文件进行操作，其他的都是非法！！

通过文件阻助手，我们就可以获取到要进行数据清洗统计的源表格文件，然后给后续智能体使用，如下配置图：

1.2Excel脚本执行器

”Excel脚本执行器“ 负责翻译用户任务语义，通过意图处理器将任务先分为三个大类：

  • 公式类步骤
  • VBA脚本步骤
  • SQL步骤

然后通过内置的智能体分别完成所有的步骤。整个过程用户无需关心，只需要描述提示词即可。

三、落地：工作流配置

1、整理提示词

需要说明一点：提示词不一定非要写成固定模板 。只要表达得 清晰 、 明确 、 简洁 ，让人一眼能看懂要做什么、按什么顺序做，就可以了。

为了逻辑清晰，我们将案例的5张表的制作，分成5个部分，就像一个文章包含多个章节。下面是我整理好的提示词：

第一步：制作“下周排班总览” 1. 新增工作表"下周排班总览"。 2. 在A1写标题"2025年第28周门诊排班表"，合并A1:H1，加粗居中，字号16。 3. 从第3行开始，A列写"科室"，B列到H列分别写"周一"到"周日"。 4. 从"医生信息表"获取所有科室（去重），每个科室占一行。 5. 从"排班明细表"中，按"科室+星期几"填入对应医生姓名（矩阵写值）。 6. 同一单元格有多个医生时用"/"分隔。 7. 将"周六""周日"两列填充浅黄色。 8. 给整个排班区域加全边框。 9. 设置打印区域为整个排班表。 第二步：制作“科室人力不足预警” 1. 新增工作表"科室人力不足预警"。 2. 在第1行写表头"科室、日期、时段、排班人数、最低要求人数、缺口"。 3. 从"排班明细表"按"科室+日期+时段"汇总排班人数。 4. 从"科室配置表"关联"最低要求人数"。 5. 新增"缺口"列，值=最低要求人数-排班人数（负数表示超编，正数表示缺人）。 6. 只保留"缺口>0"的记录。 7. 按"缺口"降序排序。 8. 将"缺口>=2"的行填充浅红色。 9. 给结果区域加全边框。 10. 表头加粗。 第三步：制作“医生工作量统计” 1. 新增工作表"医生工作量统计"。 2. 在第1行写表头"医生ID、医生姓名、科室、本周排班次数、上午班次、下午班次、夜班次数"。 3. 从"排班明细表"按"医生ID"汇总各时段班次。 4. 按"医生ID"关联"医生信息表"，补"医生姓名、科室"。 5. 按"本周排班次数"降序排序。 6. 将"夜班次数>=3"的行加粗显示。 7. 将"本周排班次数>=6"的行填充浅橙色（工作量过大预警）。 8. 给结果区域加全边框。 9. 冻结首行。 第四步：制作“专家门诊时间表” 1. 新增工作表"专家门诊时间表"。 2. 在A1写标题"专家门诊出诊时间表"，合并A1:F1，加粗居中。 3. 从"医生信息表"筛选"职称=主任医师"或"职称=副主任医师"的医生。 4. 从第3行开始写表头"医生姓名、职称、科室、出诊日期、时段、诊室号"。 5. 按"医生ID"关联"排班明细表"，获取排班信息。 6. 按"科室"分组，同科室内按"出诊日期"升序排列。 7. 同一科室的第一行"科室"列向下合并单元格。 8. 给结果区域加全边框。 9. 表头填充浅蓝色并加粗。 第五步：制作“排班冲突检查” 1. 新增工作表"排班冲突检查"。 2. 在第1行写表头"医生ID、医生姓名、冲突日期、冲突时段、排班次数、涉及科室"。 3. 从"排班明细表"按"医生ID+日期+时段"汇总，找出排班次数>1的记录（即同一医生同一时段被排了多次）。 4. 按"医生ID"关联"医生信息表"，补"医生姓名"。 5. 将所有冲突行填充浅红色并加粗。 6. 给结果区域加全边框。 7. 在结果表下方空2行，写"冲突总数："及统计数字。

下面我们来配置工作流。

2、配置文件助手

”文件助手“ 可以用来获取磁盘上任意的一个或多个文件。打开DT-Bot工作流， 配置一个 “文件助手”智能体节点，描述原始数据文件位置，如图：

DT-Bot工作流，解决方案获取：宫中&浩气： “老罗软件”。

文件助手可以获取一批Excel文件， 处理的话就是批量处理，这里测试，我就测试一个文件。根据上图描述，工作流就拿到了这个待处理的excel文件，

然后会输出这个文件，给后续智能体使用。

3、配置Excel脚本执行器

然后我们连接上 “脚本执行器”，输入整理好的提示词的第一步，如下图所示：

“脚本执行器” 会对输入文件进行执行，执行后会生成一个新的xlsx文件输出。

同理，然后用 “脚本执行器” 配置第二步，如下图：

其余的步我就步一一说明了，配置完成后，我们发布工作流执行就可以了。

四、结尾语

这套 AI 工作流真正改变的，不只是做表的方式，更是处理数据的方式。过去需要手工整理、反复核对、临时写脚本的工作，现在只需要一句清晰的提示词，就能交给智能体自动完成。无需写 VBA，无需懂 SQL，零基础也能轻松上手。无论是电商订单分析，还是日常报表处理，都可以按照同样的思路快速复用，让数据处理从“重复劳动”真正升级为“自动流程”。